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Office Manager / Teamassistenz (m/w/d)*

  • Ort:

    Munich

  • Spezialisierung:

    Interne Jobs

  • Vertragsart:

    Festanstellung

  • Kontakt:

    Nadja Dubey

  • Jobreferenz:

    SuF/048

  • Gültig bis:

    30.09.2021

​Als Office Manager/Teamassistenz bist du unser erster Ansprechpartner für alle internen und externen täglichen Belange und arbeitest eng mit der Niederlassungsleitung, dem Vertriebs- und Backbone-Team zusammen. Du lieferst Antworten oder lösungsorientierte Ansätze und setzt diese im Idealfall direkt um.

Findest du dich hier wieder?

Eine Beraterin steht an einem Bahnhof gestrandet und braucht Unterstützung: Du findest den schnellsten Weg nach Hause. Von einem Team-Event liegen dir 12 Abrechnungsbelege vor: Du behältst den Überblick und merkst, dass der 13. fehlt. Der Laptop streikt, der Mitarbeiter verzweifelt und du weißt wie ihm geholfen werden kann? Wenn nicht, weißt du dir selbst zu helfen und löst das Problem ggf. mit Unterstützung des IT-Dienstleisters.

Dann erwarten dich folgende Aufgaben im Office Management

  • Gestaltung einer reibungslosen Büroorganisation

  • Materialverwaltung und -bestellung

  • Bearbeitung von Posteingang und -ausgang inklusive Ablage (physisch/digital)

  • Kommunikation mit und Koordination der externen Dienstleister

  • Empfang und Betreuung von Gästen

  • Vor- und Nachbereitung von In-House-Terminen/-Meetings

  • Regionale Veranstaltungsorganisation (Team Events, Schulungen etc.)

  • On- und Offboardings von Mitarbeitern

  • Management des IT-Inventars

Und folgende Aufgaben im Bereich Teamassistenz

  • Pflege unserer Datenbank sowie Aufbereitung von Umsatzzahlen

  • Erledigung der Anforderungen gemäß unseres Service-Level-Office-Management (Bsp. Terminkoordination für Berater mit Kunden und Kandidaten)

  • Unterstützung der Berater vor Ort im Bereich Recruiting (Vorbereitung Kandidatenpräsentationen, Übersetzungen, Erstellung von Stellenbeschreibungen etc.)

  • Reisemanagement und vorbereitende Buchhaltung

  • Assistenz der (stellv.) Niederlassungsleitung

Das bringst du dafür mit

  • Du hast eine abgeschlossene geeignete Ausbildung (Bsp. Bürokaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Bürokommunikation, Hotelkaufmann/-frau o. Ä.) und du konntest bereits erste Berufserfahrungen in ähnlichen Tätigkeitsbereichen sammeln (z. B. als Office Manager, Assistenz der Geschäftsführung, Teamassistenz oder am Front Desk).

  • Du bist ein Organisationstalent und verlierst auch unter Termindruck den Überblick und deine Dienstleistungsorientierung nicht aus den Augen.

  • Dein Auftreten ist professionell und du bist ein Team-Player.

  • Dein Umgang mit MS-Office kann sich sehen lassen und vor IT-Problemen schreckst du nicht zurück.

  • Du beherrschst die deutsche Sprache in Wort und Schrift und verfügst über grundlegende Englischkenntnisse.

Unser Angebot

Es erwartet dich ein professionelles Umfeld sowie die großartige Möglichkeit, in einer deutschlandweit erfolgreichen Personalberatung Verantwortung zu übernehmen. Unsere Unternehmenskultur zeichnet sich insbesondere durch eine transparente und wertschätzende Kommunikation, Toleranz und Offenheit sowie durch Leistungsorientierung aus. Gerne unterstützen und fördern wir Weiterentwicklung und Flexibilität individuell. Um dies bestmöglich tun zu können, kommunizieren wir mit dir transparent, vor allem aber: wertschätzend.

Und wir haben noch mehr zu bieten: Unsere Benefits

  • Zentral gelegenes Office

  • Buddy- & Mentoring-Programm für deinen gelungenen Start

  • Prämie „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“

  • Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge (BAV)

  • Zugang zu „Corporate Benefits“

  • Wöchentliche „Achtsamkeits-Sessions”

  • Vergünstigte Urban Sports Club-Mitgliedschaft

  • Regelmäßige Team- & Firmen-Events (NewStarter-Lunch, regionale Team-Events, Summer & Christmas Party, KickOff-Event)

  • Wir schätzen deine Zugehörigkeit und überraschen dich nach 3, 5 und 10 Jahren!

Interesse geweckt?

Dann bewirb dich unter dem hier integrierten Bewerbungsbutton oder rufe unsere Niederlassungsleitung Nadja Dubey unter +49 89 2 1547 6781 an, um vorab weitere Einzelheiten zu dieser Position zu erfahren.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

* Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird im nachfolgenden Text auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personen-/Positionsbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.