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Office Manager / Teamassistenz (m/w/d)*

Als Office Manager / Teamassistenz bist du unsere erste Ansprechperson für alle internen und externen täglichen Belange und arbeitest eng mit der Niederlassungsleitung, dem Vertriebs- und Backbone-Team zusammen. Du lieferst Antworten oder lösungsorientierte Ansätze und setzt diese im Idealfall direkt um.

Findest du dich hier wieder?

Eine Beraterin ist an einem Bahnhof gestrandet und braucht Unterstützung: Du findest den schnellsten Weg nach Hause. Von einem Teamevent liegen dir 12 Abrechnungsbelege vor: Du behältst den Überblick und merkst, dass der 13. fehlt. Der Laptop streikt, der Mitarbeiter ver­zwei­felt und du weißt, wie ihm geholfen werden kann? Wenn nicht, weißt du dir selbst zu helfen und löst das Problem ggf. mit Unterstützung des IT-Dienstleisters.

Cobalt ist die erste Adresse, wenn es um die Besetzung von Fach- und Führungspositionen in der Bau-, Finanz- und Immobilienbranche geht. Wir vermitteln vom erstklassigen Spezialisten und Manager bis hin zum Geschäftsführer auf allen Hierarchie- und Erfahrungsebenen und bilden dabei die gesamte Bandbreite an Vertragsarten ab. Das inhabergeführte Unternehmen wurde 2001 in London gegründet und verfügt mittlerweile über mehr als 200 Mitarbeiter an 9 Stand­orten in Großbritannien, Deutschland sowie in den USA. Seit 2008 ist Cobalt Deutschland mit seiner Zentrale in Berlin vertreten. Weitere Niederlassungen befinden sich in Düsseldorf, Frank­furt, Hamburg, München und Stuttgart. In Deutschland sind aktuell ca. 80 Beschäftigte für Cobalt tätig.

Dann erwarten dich folgende Aufgaben im Office Management

  • Gestaltung einer reibungslosen Büroorganisation

  • Materialverwaltung und -bestellung

  • Bearbeitung von Posteingang und -ausgang, inklusive Ablage (physisch / digital)

  • Kommunikation mit und Koordination der externen Dienstleister

  • Empfang und Betreuung von Gästen

  • Vor- und Nachbereitung von In-House-Terminen / -Meetings

  • Regionale Veranstaltungsorganisation (Teamevents, Schulungen etc.)

  • On- und Offboarding von Mitarbeitern

  • Management des IT-Inventars

Und folgende Aufgaben im Bereich Teamassistenz

  • Erledigung der Anforderungen gemäß unseres Service-Level-Office-Manage­ment (Bsp. Terminkoordination für Berater mit Kunden und Kandidaten)

  • Reisemanagement und vorbereitende Buchhaltung

  • Assistenz der (stellv.) Niederlassungsleitung

Das bringst du dafür mit

  • Du hast eine kaufmännische Ausbildung (Bsp. Bürokaufmann/​-frau, Kauf­mann/​-frau für Bürokommunikation, Hotelkaufmann/-frau o. Ä.) und du konntest bereits Berufserfahrungen in ähnlichen Tätigkeitsbereichen sammeln (z. B. als Office Manager, Assistenz der Geschäftsführung, Teamassistenz oder am Front Desk).

  • Du bist ein Organisationstalent und verlierst auch unter Termindruck den Über­blick und deine Dienstleistungsorientierung nicht aus den Augen.

  • Dein Auftreten ist professionell und du bist ein Teamplayer.

  • Dein Umgang mit MS Office kann sich sehen lassen und vor IT-Problemen schreckst du nicht zurück.

  • Du beherrschst die deutsche Sprache in Wort und Schrift und verfügst über grundlegende Englischkenntnisse.

Unser Angebot

Es erwartet dich ein professionelles Umfeld sowie die großartige Möglichkeit, in einer deutsch­land­weit erfolgreichen Personalberatung Verantwortung zu übernehmen. Unsere Unter­neh­mens­kultur zeichnet sich insbesondere durch eine transparente und wertschätzende Kommu­ni­kation, Toleranz und Offenheit sowie durch Leistungsorientierung aus. Gerne unterstützen und fördern wir Weiterentwicklung und Flexibilität individuell. Um dies bestmöglich tun zu können, kommunizieren wir mit dir transparent, vor allem aber: wertschätzend.

Und wir haben noch mehr zu bieten: Unsere Benefits

  • Zentral gelegenes Office

  • Buddy- & Mentoring-Programm für deinen gelungenen Start

  • Prämie „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“

  • Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge (BaV)

  • Zugang zu „Corporate Benefits“

  • Wöchentliche „Achtsamkeits-Sessions“

  • Vergünstigte Urban-Sports-Club-Mitgliedschaft

  • Regelmäßige Team- & Firmenevents (NewStarter-Lunch, regionale Team-Events, Summer & Christmas Party, KickOff-Event)

  • Wir schätzen deine Zugehörigkeit und überraschen dich nach 3, 5 und 10 Jahren!

Interesse geweckt?

Dann bewirb dich unter dem hier integrierten Bewerbungsbutton oder rufe unsere Nieder­las­sungs­leitung Patrick Bierhals unter +49 30 5 7700 5124 an, um vorab weitere Einzelheiten zu dieser Position zu erfahren. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

*Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird im nachfolgenden Text auf die gleichzeitige Ver­wendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Per­so­nen-/Po­sitionsbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.