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Office Manager (m/w/d) mit leitender Funktion*

Unsere Mandantin ist Teil einer europaweit agierenden Unternehmensgruppe, die mit rund 600 Mit¬ar¬beitern in 14 Ländern vertreten ist. Als Emittent europäischer Wohnimmobilienfonds über¬nimmt das Unternehmen zudem das Transaction-/Fonds-/Portfolio- sowie Asset Management. Mit einem Investitionsvolumen von über EUR 4,8 Mrd. AuM in über 100 Standorten in 10 Ländern Europas gehört unsere Mandan¬tin zu einer der führenden Investment-/Fondshäuser für Wohnimmobilien und Student Housing in Europa. Dabei baut das Unternehmen auf eine langfristige, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit den unterschiedlichen Investorengruppen.

Eine werteorientierte Mitarbeiterführung sowie stetiges, gesundes Wachstum zeichnen unseren Mandanten ebenso aus, wie seine langjährige Marktpräsenz. Mit Qualität und Wirtschaftlichkeit hat unserer Auftraggeber es geschafft, sich ein Netzwerk aus Geschäftspartnern aufzubauen und ist als Spezialist im Bereich Wohnimmobilienfonds eine der ersten Adressen in Europa.

Werden Sie Teil eines engagierten und hoch professionell arbeitenden Teams und nutzen Sie die Chance, als Administration Manager / Office Manager (m/w/d) am Standort Berlin interessante und spannende Prozesse mit zu gestalten. Es erwartet Sie eine anspruchsvolle und herausfordernde Aufgabe mit attraktiven Rahmenbedingungen in einem hochmodernen Arbeitsumfeld.

Das Aufgabengebiet

  • Verantwortung für das Backoffice Management zusammen mit einer weiteren Kollegin
  • Analyse und Optimierung bestehender Abläufe der Büroorganisation
  • Steuerung von internen Verwaltungs- und Kommunikationsabläufen
  • Betreuung von IT Tools zur Steuerung der Arbeitsabläufe (z.B. Desk & Room Booking)
  • Korrespondenz mit nationalen und internationalen Geschäftspartnern
  • Koordination und Steuerung von externen Dienstleistern
  • Planung und Steuerung von Ausbau- und Innengestaltung der Büroflächen
  • Entwicklung von Maßnahmen zur Stärkung des Teamgefühls
  • Vor- und Nachbereitung von Meetings inklusive Protokollführung
  • Planung und Organisation von Messen, Veranstaltungen und Firmenevents
  • Erstellen von Präsentationen, Checklisten, Leitfäden und Vorlagen
  • Travel Management inklusive Reisekostenabrechnung
  • Vorbereitende Buchhaltung im Rahmen des Rechnungseingangsprozesses
  • Annahme und Bearbeitung von eingehenden Telefonaten und E-Mails
  • Verantwortung für das Bestellwesen und den wirtschaftlichen Einkauf

Nach dem Motto: „geht nicht, gibt’s nicht“, sind Sie die gute Seele für das Team, halten einen beständigen Blick auf das große Ganze und besitzen Liebe zum Detail.

Das Anforderungsprofil

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. zur/zum Hotelkauffrau/-mann, Tourismuskauffrau/-mann, Kauffrau/-mann für Büromanagement, oder eine ähnliche Qualifikation
  • Relevante Erfahrung in einer vergleichbaren Position
  • Stark ausgeprägte Affinität zu Themen der Digitalisierung
  • Strukturierte Arbeitsweise und ein hohes Maß an Selbstständigkeit
  • Ausgeprägte Hands-On-Mentalität und hohe Dienstleistungsorientierung
  • Lösungsorientiertes Handeln und hervorragendes Improvisationstalent
  • Hohes Verantwortungsbewusstsein und die Fähigkeit Prioritäten zu setzen
  • Gute Kommunikationsfähigkeit, Empathie und verbindliches Auftreten
  • Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office- Anwendungen
  • Verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Das Angebot

  • Komplexer Aufgabenbereich mit hoher Eigenverantwortung und spannenden, anspruchsvollen Tätigkeiten
  • Dynamisches Arbeitsumfeld, in dem Teamorientierung und Eigeninitiative gefragt sind
  • Umfangreiche fachliche und persönliche Weiterbildungsmöglichkeiten im international aufgestellten Unternehmensumfeld
  • Eine Teamstruktur mit hoch motivierten Kolleginnen und Kollegen und offener Unternehmenskultur
  • Offene Kommunikation und kurze Entscheidungswege
  • Hochmoderner Arbeitsplatz in der City West


Interesse geweckt?

Dann bewerben Sie sich über den hier integrierten Bewerbungsbutton oder rufen Sie unseren vom Mandanten exklusiv beauftragten und spezialisierten Berater Herrn Christian Röseler unter +49 (0)30577005134 an, um vorab weitere Einzelheiten zu dieser Position zu erfahren.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!



* Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird im nachfolgenden Text auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personen-/Positionsbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.