Schwierige Mitarbeiter und Kollegen können einem eine Menge Nerven kosten und den Schlaf rauben. Damit Sie nicht verzweifeln, stellen wir Ihnen verschiedene Typen von Problemfällen vor und zeigen Ihnen mögliche und einfache Lösungen, mit denen Sie wieder in Ruhe schlafen und vor allem konzentriert arbeiten können.

Mitarbeitern und Kollegen

Was zeichnet einen schwierigen Mitarbeiter aus?

Wer kennt es nicht? Es gibt diesen einen Kollegen, mit dem man einfach nicht kann. Auch bei der Arbeit als Führungskraft kommt es vor, dass mit einzelnen Mitarbeitern immer wieder Konflikte aufkommen. Doch woran erkennt man eigentlich, dass es tatsächlich am anderen liegt, dass bestimmte Situationen immer wieder eskalieren?

Die eigene Wahrnehmung ist immer subjektiv. Das bedeutet aber nicht, dass nicht andere Menschen die gleichen Probleme wahrnehmen können, wie man selbst. Es gibt schwierige Menschen, mit deren Umgang auch viele andere so ihre Probleme haben. Dennoch treffen gerade Führungskräfte manchmal schnell Aussagen über die fehlende Motivation oder die Faulheit bestimmter Mitarbeiter, ohne zu hinterfragen, warum das Verhalten desjenigen von einem selbst so wahrgenommen wird.

Die Einschätzung anderer hat immer in erster Linie mit einem selbst zu tun und sollte deswegen grundsätzlich hinterfragt werden, bevor ein Urteil gefällt wird und Maßnahmen ergriffen werden. In der Berufswelt können objektive Faktoren sein, wie der Mitarbeiter mit seinen Kollegen und den Kunden umgeht und ob er sich regelmäßig unangebracht verhält. Dabei kann eine Auflistung oder eine Art Tagebuch hilfreich sein, zu einer objektiven Sicht zu gelangen. Auch das Befragen Dritter kann Aufschluss über die Situation geben.

Schwierige Mitarbeiter findet man überall

Beinahe jeder hatte schonmal einen schwierigen Kollegen oder Mitarbeiter. Konflikte, die im Büro ausgetragen werden, sind keine Seltenheit. Dabei spielt es keine Rolle, in welcher Branche man arbeitet und ob man selbst Führungskraft oder Angestellter ist. Der Umgang mit einigen Menschen kann sich im Berufsalltag sehr schwierig gestalten und die eigene Arbeitsqualität leidet darunter.

Welche Typen gibt es und woran erkennt man sie?

Wirklich schwierige Mitarbeiter trifft man zum Glück eher selten im Unternehmen an. Wenn der Fall eingetreten ist, dann ist es jedoch ratsam, erstmal zu kategorisieren, bevor wahllos Maßnahmen ergriffen werden. Diese könnten die Situation nämlich hochschaukeln und damit noch kritischer werden lassen. Natürlich gibt es unzählige verschiedene Typen von Mitarbeitern, da jeder Mensch ein Individuum ist. Eine grobe Kategorisierung kann dennoch helfen, den richtigen Umgang zu finden, um den Mitarbeiter dort abzuholen, wo das Problem liegt. Im besten Fall geschieht dies innerhalb eines Dialogs und nicht von oben herab. Wir haben uns für Sie typische Mitarbeiter angesehen, die äußerst schwierig sein können und sie in vier Kategorien eingeteilt:

Der Nein-Sager

Dieser Mitarbeiter ist stets anderer Meinung als sein Chef. Bei Meetings, in denen Ankündigungen zu neuen Strategien oder Arbeitsweisen gemacht werden, stellt er nahezu alles in Frage, was von der Führungsetage gesagt wird. Er nimmt fast schon reflexartig eine Gegenposition ein, von der er meistens nur sehr schwer oder überhaupt nicht abzubringen ist. Dabei nimmt er gerne die vorgetragene Strategie auseinander und erklärt unbeabsichtigt dem gesamten Team, warum es so nicht funktionieren kann.

Der richtige Umgang

Es handelt sich bei dem Nein-Sager grundsätzlich um einen zwar anstrengenden, aber dafür auch sehr wertvollen Mitarbeiter. Denn wer nur Ja-Sager in seinem Team hat, die Arbeitsanweisungen nicht kritisch hinterfragen, ist als Führungskraft meistens auch nicht lange erfolgreich. Kritische Mitarbeiter sind von ihrer Sicht auf die Dinge überzeugt und werden oft von recht hoher intrinsischer Motivation geleitet. Auch, wenn viele Chefs ihre Art, sich in Meetings zu verhalten, häufig als anmaßend empfinden.

Schwierig wird solch ein Mitarbeiter vor allem dann, wenn er nicht erkennt, wann es genug ist. Ewige Diskussionen, die darin begründet sind, dass er die Entscheidung der oberen Etage einfach nicht akzeptieren kann, dienen letztendlich natürlich auch dem Unternehmen nichts. Außerdem kann man als Chef von solch einem Mitarbeiter meistens keine Unterstützung erwarten, was die Arbeit mit ihm sehr erschwert.

Um an ihrem Verhalten etwas zu ändern, sollte man Nein-Sagern anfangs unbedingt klar machen, dass ihre Meinung durchaus gehört und geschätzt wird und ihre Argumente keineswegs ins Leere laufen. Denn nur, wer sich ernst genommen fühlt, ist offen für Veränderungen. Wenn dieser Umstand geklärt ist, sollte darauf hingewiesen werden, dass das Treffen der Entscheidungen letztendlich nicht bei ihm liegt und er lernen muss, die Entscheidungen anderer zu akzeptieren. So kann im besten Fall die Hierarchie wiederhergestellt werden. Dies funktioniert allerdings äußerst selten bei Menschen, die ein grundsätzliches Problem mit Autoritätspersonen haben.

Der Perfekte

Man erkennt ihn am besten an seiner fehlenden Kritikfähigkeit: Er weist jegliche Kritik an seiner Arbeit zurück und hat stets eine gute Erklärung dafür parat, warum ihn absolut keine Schuld trifft. Häufig sind bestimmte Kollegen von ihm immer wieder die Verursacher. Dieses Verhalten kann im gesamten Team auf Dauer zu Missstimmungen führen. Hört man ihm genauer zu, stellt man vielleicht fest, dass er Kritik an seiner Arbeit persönlich nimmt und sie eher als Kritik an seiner Person versteht. Das kann natürlich unangenehm sein.

Die Ursachen für diese Abwehrreaktion sind nicht selten Angst und Unsicherheit, auch wenn Mitarbeiter dieser Art häufig auf den ersten Blick besonders selbstsicher wirken. Aufgrund seines geringen Selbstwertgefühls schafft er es nicht, die ihm entgegengebrachte Kritik anzunehmen. Außerdem ist ihm eventuell nicht klar, dass es auch völlig normal und in Ordnung ist, mal einen Fehler zu machen.

Der richtige Umgang

Mit dieser Art von Mitarbeitern kann man dauerhaft nur dann klarkommen, wenn man es schafft, ihnen diese Angst zu nehmen und ihnen zu zeigen, dass alles in Ordnung ist – trotz gelegentlicher Kritik.

Vor allem, wenn die Angst vor dem Chef besteht, kann die Zusammenarbeit schwierig werden. Solche Mitarbeiter sollten auf keinen Fall vor Dritten bloßgestellt oder kritisiert werden und bei Feedback-Gesprächen sollte immer darauf geachtet werden, sachlich zu bleiben und betonen, dass es sich nicht um Kritik an seiner Person handelt und dass die gegenseitige Wertschätzung in keinem Fall darunter leiden sollte. Auch, dass das Sich-Eingestehen von Fehlern etwas Hilfreiches und Befreiendes sein kann, weil man nur so aus seinen eigenen Fehlern lernen kann, muss verinnerlicht werden. Wenn genügend Vertrauen in die Kollegen und den Chef vorhanden ist, kann so die Situation gebessert werden. Das benötigt allerdings oft sehr viel Zeit.

Der Resignierte

Resignierte Mitarbeiter können ein ganzes Team mit runterziehen. Wenn man jeden Tag stundenlang neben jemandem sitzt, der alles nur negativ sieht und sich bei jedem neuen Ansatz sofort beschwert, dass das so gar nicht funktionieren könne, verliert man schnell selbst die Motivation und die Lust am Arbeiten. Auch Chefs haben es mit solchen Schwarzsehern nicht einfach. Jede Veränderung wird schlecht gemacht, kaum ein Vorschlag findet eine positive Rückmeldung. Stattdessen hallen Sätze wie „Das kannst du gleich vergessen, das hat schon bei Projekt XY nicht funktioniert“ durch das Büro und verbreiten eine schlechte Grundstimmung. In Meetings, bei denen neue Entscheidungen vorgestellt werden sollen, hört man von ihm ähnliche Bemerkungen. Chefs erreichen diese Art von Mitarbeiter meistens gar nicht erst, da alles direkt abgelehnt wird.

Der richtige Umgang

Um mit solch einem Kollegen oder Mitarbeiter dauerhaft klarzukommen, sollte den Gründen seines Verhaltens auf den Zahn gefühlt werden. Es ist gut möglich, dass seine negative Einstellung nicht einfach so entstanden ist. Zu viele für ihn sinnlose Vorträge von Vorgesetzten, Enttäuschungen durch nicht eingehaltene Zugeständnisse und Versprechen von Kollegen und vom Chef oder tatsächlich das Scheitern einer vorangegangen neuen Strategie aus der oberen Etage sind gute Gründe für seine derzeitige Einstellung und lassen diese auch gleich wesentlich nachvollziehbarer erscheinen.

Die wichtigste Frage lautet dann, wie kann man ihn wieder motivieren. Um das zu erreichen, ist es vor allem von großer Bedeutung, Vertrauen neu aufzubauen und zu beweisen, dass die Zeit der leeren Versprechungen vorbei ist und er sich wieder auf die Aussagen anderer verlassen kann.

Der Arbeitsscheue

Es gibt Kollegen, die sind immer genau dann krank, wenn es besonders stressig ist. Oder zu den Zeiten in der Pause, in denen das Telefon bekannterweise am häufigsten klingelt. Sie haben immer sehr wichtige andere Dinge zu tun, wenn es darum geht, dass ein Auftrag übernommen werden muss und gehen im allgemeinen Arbeit recht geschickt aus dem Weg.

Der richtige Umgang

Der Umgang mit solchen Mitarbeitern kann sich besonders schwer gestalten. Wenn sie trotz allem geschätzte Kollegen sind, deren Arbeit eine hohe Qualität aufweist und sie deshalb gut für das Unternehmen sind, kann ein persönliches Gespräch unter vier Augen hilfreich sein. Auch das Erhöhen der extrinsischen Motivation durch den Chef in Form von Zielvereinbarungen sind dann eine gute Methode. Wenn das Gehalt zum Teil von der erbrachten Leistung abhängt, erhöht sich diese unter Umständen.

Der Introvertierte

Introvertierte Menschen haben es in unserer schnellen, lauten und hektischen Welt oft nicht leicht. Sowohl im beruflichen als auch im privaten Alltag wird erwartet, dass man sich zu Wort meldet und die eigenen Bedürfnisse laut ausspricht. Wer das nicht kann, eckt oft an. Gerade in Jobs, bei denen es viele Meetings und Besprechungen gibt oder man sich gegenüber schwierigen Kunden durchsetzen muss, bleiben Introvertierte auf der Strecke. Dabei haben sie nicht selten die besten Ideen.

Der richtige Umgang

Einen Mitarbeiter im Team zu haben, der häufig untergeht, weil alle anderen Teammitglieder lautstark über eine Sache diskutieren oder häufig Strategien wie das beliebte Brainstorming angewendet werden, macht den Arbeitsalltag schwierig. Um ihn aus der Reserve zu locken könnte es eine gute Idee sein, sich einmal allein mit ihm in einen ruhigen Raum zu setzen und sich die Zeit zu nehmen, seine Person und seine Ideen besser kennenzulernen. Denn während der Teamsitzungen könnte es sein, dass er sich schlichtweg nicht traut, seine Vorschläge in die Runde zu werfen. Die Gründe dafür sind dann meistens Angst vor Ablehnung und Kritik oder das Verpassen des richtigen Moments. In einer ruhigen und sicheren Umgebung fühlen sich Introvertierte wohler und können ihr oft erstaunliches Potenzial besser entfalten.

Schwierige Mitarbeiter richtig führen

Bei Konflikten, die die inhaltliche Arbeit zum Thema haben, stellt sich mitunter die Frage, ob ein schwieriger Kollege nicht will oder nicht kann. Denn manchmal sieht es nur so aus, als würde jemand etwas nicht können, dabei fehlt ihm lediglich die Motivation und er tarnt seine Unlust geschickt. Denn Nicht-Wollen ist streng genommen Arbeitsverweigerung. Es ist wichtig, beides voneinander zu unterscheiden. Dann kann die richtige Strategie angewandt werden.

Ursachen für unangebrachtes Verhalten, vor allem, wenn es plötzlich eintritt, können auch persönliche Probleme wie eine Trennung, eine Depression oder ein Todesfall in der Familie sein. Bei solchen Dingen hilft es natürlich nicht, den Mitarbeiter abzumahnen oder ihm aus dem Weg zu gehen. Viele Angestellte sprechen erst einmal nicht von sich aus mit dem Kollegen oder gar dem Chef über diese Dinge, so dass die Gründe für die Verhaltensänderung oft im Dunklen liegen bleiben.

Doch wenn genügend Vertrauen da ist, ist ein persönliches Gespräch durchaus möglich. Natürlich sollte niemand zu Aussagen über Probleme in seinem Privatleben gedrängt werden. Das Anbieten eines offenen Ohrs oder andere vorsichtige Hilfestellungen wirken manchmal aber Wunder. Wenn es möglich ist über die Probleme zu sprechen, kann eine Art Schonfrist eine gute Lösung sein, dem Betroffenen den Druck zu nehmen und ihn gleichzeitig zu motivieren, im Job zu bleiben und wieder richtig durchzustarten, wenn es ihm besser geht.

Auch bei Mitarbeitern, die von bestimmten Arbeiten gelangweilt sind oder dessen Sinn nicht erkennen, kann sich eine Art Deal positiv auswirken. Wer beispielsweise weiß, dass er nach den langweiligen Projekten etwas Spannendes machen kann, wird Ersteres viel schneller abschließen.

In anderen Fällen ist eine Strategie für den Umgang mit schwierigen Mitarbeitern eine gute Herangehensweise.

Welche Strategien gibt es?

Es ist gut, einen Plan zu haben, wenn man sich der Problematik von schwierigen Mitarbeitern annehmen möchte. Aus psychologischer Sicht gibt es einige Möglichkeiten, die als Methoden und Strategien erlernt und umgesetzt werden können. In Büchern zu dem Thema kann sich jeder einen Überblick verschaffen. Außerdem gibt es Workshops und Seminare, hauptsächlich für Führungskräfte, in denen man Werkzeuge für den Umgang mit schwierigen Mitarbeitern an die Hand gelegt bekommt.

Wir stellen eine beliebte und einfach anzuwendende Strategie vor, die allerdings voraussetzt, dass der Führende seine Mitarbeiter gut kennt und dementsprechend auch gut einschätzen kann. Es ist also keine gute Methode für Führungskräfte, die gerade erst in ein neues Unternehmen gekommen sind.

Das Modell des Typologie-Quadrats

Die wichtigste Frage bei der Anwendung dieser Strategie ist, ob der entsprechende Mitarbeiter tatsächlich nicht kann oder doch einfach nicht will. Es macht einen großen Unterschied, ob sich jemand zumindest aktuell nicht anders verhalten kann oder, ob es Gründe dafür gibt, weshalb er es nicht will. Erst wenn diese Frage beantwortet ist, kann es weitergehen.

Die zweite Frage ist die nach dem Bereich, in dem die Problematik liegt: Nicht immer ist es sinnvoll, sich einzubringen. Wenn beispielsweise psychische Ursachen vorliegen, die therapeutisch behandelt werden müssen, kann man die Situation durch Maßnahmen sogar noch verschlimmern. Nur wenn das Problem im eigenen Einflussbereich liegt, sollte gehandelt werden.

Die dritte Frage, die man sich stellen sollte, ist die nach der Objektivität. Wie weiter oben bereits erwähnt, kommt es vor, dass es an der eigenen Haltung liegt, wie ein Mitarbeiter bewertet wird. Hier sollte darauf geachtet werden, dass tatsächlich das Verhalten selbst das Problem ist und nicht das Projizieren eigener Haltungen.

Sind alle drei Fragen beantwortet, ist die weitere Vorgehensweise beim Modell des Typologie-Quadrats davon abhängig, ob man zu dem Schluss gekommen ist, dass der Mitarbeiter nicht kann oder, dass er nicht will. Es wird zwischen dem Auftreten als Coach und dem als Motivator unterschieden: Als Coach sollte eine Führungskraft dann aktiv werden, wenn der entsprechende Mitarbeiter nicht kann, bei Nichtwollen sollte er als Motivator auftreten. Je nach Situation wird dann versucht, entweder extrinsisch zu motivieren – beispielsweise mit Zielvereinbarungen, die finanzielle Anreize schaffen – oder die intrinsische Motivation zu erhöhen. Letzteres kann durch mehr Wertschätzung oder andere Aufgaben, die der Mitarbeiter als sinnvoller betrachtet, passieren.

 

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