holiday Ob zwei Wochen am Strand von Mauritius, eine Wanderung über die Fjorde, ein Partywochenende auf Ibiza oder eine Woche in Cornwall - Urlaub ist eine wohlverdiente Abwechslung von Arbeit, Schule und alltäglicher Routine.

Aber soziale Medien, Smartphones und Blackberries haben es immer schwerer gemacht, wirklich abzuschalten und loszulassen. Immer mehr Arbeitnehmer wählen es sogar selbst (ohne darum gebeten worden zu sein), ihre beruflichen Emails auf dem mobilen Gerät zu empfangen, und für die Mehrheit gilt diese Praxis auch im Urlaub.

Dabei profitieren alle, wenn der Urlauber seine Ferien genießt und Kollegen das Arbeitsaufkommen in seiner Abwesenheit übernehmen. Der Urlauber darf sich entspannen und seine Nicht-Arbeitszeit genießen, während seine Kollegen in der Vertretung womöglich noch das Ein oder Andere dazulernen oder neue Verantwortungsbereiche kennenlernen. Das kann zu mehr kollegialem Verständnis und Empathie führen, da man auf diese Weise erfährt, was der Andere tagtäglich leistet.

Wir haben für Sie 6 Ratschläge zusammengestellt, mit denen Sie sicherstellen können, dass Sie oder Ihre Mitarbeiter wirklich von der arbeitsfreien Zeit profitieren und erfrischt und revitalisiert zurückkehren.

Lassen Sie Outlook (oder andere Emailsysteme) die Beinarbeit machen
Es gibt nichts Schlimmeres als aus dem Urlaub zurück zu kehren und eine Unmenge von Emails im Posteingang vorzufinden, von denen die meisten bereits irrelevant sind. Verwenden Sie die Outlook-Regeln, um Emails an die zuständigen Kollegen weiter zu leiten. Abhängig vom erwarteten Volumen ist es ratsam, sich für die Erstellung der Outlook-Regeln vor dem Urlaub etwas Zeit zu nehmen, um das Handling der eingehenden Post zu bestimmen, sei dies die Weiterleitung an bestimmte Personen oder das Ablegen in bestimmte Ordner für die Zeit nach Ihrer Rückkehr.

Informieren Sie Andere über Ihre Abwesenheit
Bei einer Woche oder mehr Urlaub sollten Sie Kollegen und Kunden mitteilen, dass Sie abwesend sein werden und wie lange. Sie werden erstaunt sein, wie viel man erledigen kann, bevor man weggeht, wenn man Ansprechpartnern eine Frist setzt! Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie eine Abwesenheitsnotiz in Ihrem Emailsystem einrichten, welche das Datum Ihrer Rückkehr ("in einer Woche wieder da" reicht nicht aus) benennt, einen Ansprechpartner referiert und besagt, was mit der eingegangenen Email in der Zwischenzeit passiert sein wird. Neuere Versionen von Outlook erlauben die Anpassung von internen und externen Antworten, sodass Sie diese entsprechend für Kollegen und Kontakte außerhalb Ihres Unternehmens vornehmen können.

Planen Sie Ihre Übergabe
Seine Übergabenotizen in der letzten Stunde, bevor man sich in den Urlaub verabschiedet, zu schreiben, sollte man unbedingt vermeiden, auch weil dies zu unnötigen Spannungen führen kann. Beginnen Sie mit Übergabenotizen mindestens eine Woche vor einem längeren Urlaub, sodass Sie etwaige Updates oder letzte Verbesserungen entspannt am letzten Tag im Büro erledigen können. Wenn die Arbeit mit einer firmenweiten Datenbank Bestandteil Ihres Jobs ist, seien Sie besonders sorgfältig im Aktualisieren der Informationen und vermeiden Sie Kurzformen oder Fachausdrücke, die nur Sie verstehen!

Tragen Sie Ihren eigenen Urlaub in den Kalender ein!
Dies mag albern klingen, aber wenn Sie Ihre Abwesenheit nicht entsprechend markieren, landen womöglich Meetings und Ereignisse in Ihrem Kalender, an denen Sie gar nicht teilnehmen können.

Überprüfen Sie Ihren Kalender auf eventuelle Ereignisse
Online Kalendersysteme sind ausgezeichnet, wenn es um regelmäßig wiederkehrende Ereignisse geht, aber überprüfen Sie diese, bevor Sie gehen. Es könnte ein monatliches Update, eine vierteljährliche Revision oder eine jährliche Auswertung genau zu der Zeit angesetzt sein, zu der Sie faulenzend am Strand liegen sollten. Terminieren Sie diese neu oder delegieren Sie an einen Kollegen.

Schalten Sie Email-Benachrichtigungen aus
Dies ist ohnehin eine gute Gelegenheit, um ein wenig Hauswirtschaft zu betreiben. Diese Benachrichtigungen über Dienstleistungen, Produkte oder Rabatte, die einst so interessant waren, können entweder vorübergehend abgestellt (Sie werden die Frist ohnehin verpasst haben!) oder endgültig entfernt werden.

Ihre Arbeit so sorgfältig wie Ihren Urlaub zu planen, kann den ersten Tag zurück im Büro erheblich beeinflussen und sicherstellen, dass Sie nicht gleich im Anschluss erneut Urlaub benötigen!


Dieser Artikel wurde verfasst von Sara Burton, Global Operations Director bei Cobalt Recruitment, und aus dem Englischen übersetzt von Helena Todorovic, Operations Executive Germany.